La sous-traitance est incontournable dans le transport routier au Québec. Mais déléguer des trajets ne vous décharge pas de votre responsabilité légale en matière de conformité documentaire. Comment s'assurer que vos sous-traitants sont en règle ?
Votre responsabilité en tant que donneur d'ordres
En vertu de la Loi concernant les propriétaires, les exploitants et les conducteurs de véhicules lourds (P-30.3), le donneur d'ordres peut être tenu coresponsable si un sous-traitant opère avec des documents expirés ou invalides.
Important : la CTQ peut affecter votre propre cote de sécurité PEVL si votre sous-traitant commet des infractions lors de l'exécution de vos contrats.
Les documents à exiger de vos sous-traitants
Voici la liste minimale des documents que vous devriez demander et vérifier régulièrement :
Documents entreprise
- • Attestation d'inscription au Registre des propriétaires et des exploitants de véhicules lourds (RPEVL) — NIR au format R + 7 chiffres
- • Attestation d'assurance responsabilité civile (couverture minimale 50 000 $, généralement 1 à 2 M$ exigés par les donneurs d'ordres)
- • Attestation de conformité CNESST
- • Attestation de Revenu Québec (validité 3 mois)
- • Numéro d'entreprise du Québec (NEQ)
Documents véhicules
- • Certificat d'immatriculation valide
- • Preuve d'assurance du véhicule
- • Rapport de vérification mécanique périodique (vignette à jour : 12 mois pour les camions, 6 mois pour les autobus et autocars)
Documents conducteurs
- • Permis de conduire valide (classe 1, 2 ou 3 selon le véhicule)
- • Examen médical SAAQ à jour (fréquence selon âge et classe)
- • Dossier de conduite (optionnel mais recommandé)
- • Formation TMD si transport de matières dangereuses
Le défi du suivi manuel
Si vous avez 5 sous-traitants avec chacun 3 véhicules et 5 conducteurs, cela représente potentiellement plus de 80 documents à suivre, chacun avec sa propre date d'expiration.
Les problèmes courants :
La solution : un portail dédié aux sous-traitants
Avec le Portail Conformité, vous pouvez inviter vos sous-traitants à déposer eux-mêmes leurs documents sur la plateforme. Voici comment ça fonctionne :
Invitez votre sous-traitant
Envoyez une invitation par courriel depuis la plateforme. Le sous-traitant reçoit un lien d'activation sécurisé.
Il dépose ses documents
Le sous-traitant accède à son portail dédié et téléverse les documents demandés (RPEVL, assurance, permis, etc.).
Vous validez et suivez
Approuvez ou refusez chaque document. Le score de conformité se met à jour automatiquement.
Alertes automatiques
Vous et le sous-traitant recevez des alertes avant l'expiration de chaque document. Zéro oubli.
Résultat : une conformité maîtrisée
Avec cette approche, vous passez de plusieurs heures par semaine à quelques minutes. Le tableau de bord vous donne une vue d'ensemble instantanée de la conformité de chaque sous-traitant.
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