Protection des données

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 mars 2026

1. Introduction

Portail Conformité Inc. (ci-après « nous ») s'engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs conformément à la Loi 25 du Québec (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Cette politique décrit les renseignements personnels que nous recueillons, la manière dont nous les utilisons, les protégeons et les droits dont vous disposez à leur égard.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels :
Courriel : privacy@portailconformite.ca

3. Renseignements recueillis

  • Informations d'identification : nom, prénom, adresse courriel, téléphone
  • Informations professionnelles : nom d'entreprise, poste, numéro NEQ
  • Documents de conformité : documents téléversés (permis, assurances, certificats)
  • Données de connexion : adresse IP, type de navigateur, pages consultées
  • Données d'utilisation : fonctionnalités utilisées, préférences, scores NPS

4. Finalités du traitement

  • Fournir et améliorer les services de la Plateforme
  • Gérer votre compte et authentifier votre identité
  • Assurer le suivi de conformité documentaire de vos entités
  • Envoyer des notifications et alertes relatives à la conformité
  • Respecter nos obligations légales et réglementaires
  • Prévenir la fraude et assurer la sécurité de la Plateforme

5. Consentement

Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, nous obtenons votre consentement éclairé avant de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. En créant un compte sur la Plateforme, vous consentez à la collecte et au traitement de vos données tel que décrit dans cette politique. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant.

6. Conservation des données

  • Données de compte : durée de la relation contractuelle + 3 ans
  • Documents de conformité : durée requise par la réglementation applicable (SAAQ, CNESST, ARC), avec un minimum de conservation post-cession ou post-engagement selon le type de document (de 6 mois à plusieurs années)
  • Données de connexion : 12 mois
  • Données analytiques : 24 mois (anonymisées)

7. Partage des données

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous pouvons les partager avec :
  • Sous-traitants techniques : hébergement infonuagique au Québec (OVHcloud Beauharnois), courriels transactionnels, paiements Stripe, monitoring. La liste exhaustive est publiée sur notre page Sous-traitants et destinataires.
  • Autorités compétentes : si requis par la loi ou une ordonnance judiciaire
  • Donneurs d'ordre : les scores de conformité de vos entités peuvent être visibles par les donneurs d'ordre avec lesquels vous êtes en relation contractuelle, selon les paramètres de partage que vous configurez

8. Sécurité

  • Chiffrement des données en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256)
  • Authentification multi-facteurs (MFA/TOTP)
  • Isolation des données par locataire (architecture multi-tenant)
  • Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC)
  • Surveillance continue et journalisation des accès
  • Protection contre les attaques par force brute

9. Incident de confidentialité

Conformément à la Loi 25, en cas d'incident de confidentialité (perte, accès non autorisé, communication non autorisée ou utilisation non autorisée de renseignements personnels) présentant un risque sérieux de préjudice, nous nous engageons à :
  • Documenter l'incident dans un registre interne
  • Aviser dans les meilleurs délais la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
  • Aviser sans délai les personnes concernées
  • Prendre les mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice et éviter qu'un nouvel incident de même nature ne se produise

Si vous êtes témoin ou victime d'un incident de confidentialité impliquant nos services, contactez-nous immédiatement à privacy@portailconformite.ca.

10. Cookies

La Plateforme utilise uniquement des cookies essentiels :

Cookie Finalité Durée
access_token Authentification 15 min
refresh_token Renouvellement de session 7 jours
lang Préférence linguistique 1 an
theme Préférence d'affichage 1 an

Aucun cookie publicitaire ou de traçage tiers n'est utilisé.

11. Vos droits

Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, vous disposez des droits suivants :
  • Droit d'accès : obtenir une copie de vos renseignements personnels
  • Droit de rectification : corriger des renseignements inexacts ou incomplets
  • Droit de suppression : demander la suppression de vos données
  • Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré
  • Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment
  • Droit de déposer une plainte : auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Pour exercer vos droits, contactez-nous à privacy@portailconformite.ca. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

12. Transfert hors du Canada

L'hébergement principal de vos données (comptes, documents téléversés, journaux) est situé chez OVHcloud Beauharnois, au Québec. Certains sous-traitants techniques ciblés peuvent traiter des données hors Canada (Stripe, Brevo, Twilio, Cloudflare) ; ces transferts font l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) conformément à la Loi 25 et sont encadrés par des clauses contractuelles types. La liste complète et à jour est publiée sur notre page Sous-traitants et destinataires.

13. Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique. Toute modification substantielle vous sera notifiée par courriel ou via la Plateforme au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

14. Contact

Pour toute question, contactez notre responsable de la protection des renseignements personnels :
Courriel : privacy@portailconformite.ca
Ou utilisez notre page de contact.