Guide Utilisateur
Tout ce que vous devez savoir pour utiliser Portail Conformité efficacement. L'interface s'adapte selon votre type de compte.
Interface adaptative
L'interface de Portail Conformité s'adapte selon votre type de compte et votre rôle. Les menus et fonctionnalités visibles varient en fonction de votre profil.
1 Introduction
Portail Conformité est une plateforme de gestion de conformité documentaire pour l'industrie du transport au Québec. Elle permet de centraliser et suivre les documents de conformité selon les exigences de la SAAQ, de la CTQ et de la CNESST.
Trois types d'utilisateurs
| Type de compte | Description | Fonctionnalités principales |
|---|---|---|
| Transporteur | Entreprises de transport gérant leur flotte | Gestion de véhicules, conducteurs, équipements, documents, inspections |
| Donneur d'ordre | Entreprises faisant appel à des transporteurs | Surveillance de la conformité des transporteurs partenaires |
| Mixte | Entreprises à la fois transporteur et donneur d'ordre | Toutes les fonctionnalités des deux types |
2 Types de comptes et rôles
Types de comptes entreprise
Lors de la création de votre compte-entreprise, vous choisissez un type qui détermine les fonctionnalités accessibles :
Pour les entreprises qui effectuent du transport de marchandises et doivent gérer leur flotte.
Menus visibles :
Pour les entreprises qui confient des mandats de transport et souhaitent surveiller la conformité de leurs transporteurs.
Menus visibles :
Pour les entreprises qui sont à la fois transporteur et donneur d'ordre.
Menus visibles : Tous les menus des deux types combinés.
Rôles utilisateur
Au sein de chaque compte entreprise, les utilisateurs ont des rôles avec différents niveaux de permission :
| Rôle | Permissions |
|---|---|
| Transporteur — Admin | Accès complet : gestion des entités, utilisateurs, facturation, paramètres |
| Transporteur — Contributeur | Lecture et écriture sur les entités et documents, pas de gestion d'équipe ni facturation |
| Donneur d'ordre — Admin | Accès complet : surveillance des transporteurs, gestion des utilisateurs, facturation |
| Donneur d'ordre — Gestionnaire | Gestion des transporteurs surveillés, pas de gestion d'équipe ni facturation |
| Donneur d'ordre — Lecture | Consultation uniquement, aucune modification |
Menus supplémentaires pour les administrateurs
Les utilisateurs avec un rôle Admin voient des menus supplémentaires :
3 Démarrage rapide
Création de compte
- 1
Accédez à la page d'inscription
Cliquez sur « Créer un compte » depuis la page de connexion.
- 2
Remplissez le formulaire
Entrez votre prénom, nom, adresse courriel et mot de passe (minimum 8 caractères avec majuscule, minuscule et chiffre).
- 3
Acceptez les conditions
Cochez la case d'acceptation des conditions d'utilisation.
- 4
Vérifiez votre courriel
Cliquez sur le lien de vérification reçu par courriel.
- 5
Configurez votre entreprise
Lors de la première connexion, créez votre compte-entreprise en choisissant le type (Transporteur, Donneur d'ordre ou Mixte).
Attention
Le type de compte détermine les fonctionnalités accessibles. Choisissez soigneusement car ce choix impacte votre interface. Contactez le support si vous devez changer de type ultérieurement.
Connexion
- Accédez à la page de connexion
- Entrez votre adresse courriel et mot de passe
- Si l'authentification à deux facteurs (MFA) est activée, entrez le code
- Cliquez sur « Se connecter »
Rejoindre un compte existant (Invitation)
Si vous êtes invité à rejoindre un compte entreprise existant :
- Vous recevez un courriel d'invitation
- Cliquez sur le lien « Rejoindre »
- Créez votre mot de passe
- Acceptez les conditions d'utilisation
- Vous êtes automatiquement connecté avec le rôle assigné
4 Guide Transporteur
Cette section s'applique aux comptes de type TRANSPORTEUR ou MIXTE
Si vous ne voyez pas ces menus, vérifiez que votre compte entreprise est bien de type Transporteur.
Tableau de bord Transporteur
Le tableau de bord affiche :
- Score de conformité global : Pourcentage de conformité de votre flotte
- Résumé par entité : État des véhicules, conducteurs, équipements et sites
- Documents à renouveler : Liste des documents expirant prochainement
- Partenaires : Donneurs d'ordre qui surveillent votre conformité
Gestion des véhicules
Accédez au menu Véhicules pour gérer votre flotte.
Ajouter un véhicule
- Cliquez sur « Ajouter un véhicule »
- Remplissez les informations : plaque, NIV, marque, modèle, type, carburant
- Cliquez sur « Enregistrer »
Gestion des conducteurs
Menu Conducteurs pour gérer vos chauffeurs : nom, numéro de permis, classe, date d'expiration, documents associés.
Documents
Menu Documents pour téléverser et gérer tous vos documents de conformité.
Statuts des documents
Autres fonctionnalités
- Équipements : Gérez remorques, conteneurs et équipements spécialisés
- Sites : Gérez vos emplacements (siège social, entrepôts, garages)
- Conformité : Vue globale de conformité par type d'entité
- Rondes de sécurité : Inspections quotidiennes avant départ
- Vérifications mécaniques : Inspections périodiques obligatoires
- Fiches journalières : Suivi des heures de conduite (CNESST)
- Mes donneurs d'ordre : Gérez les entreprises qui surveillent votre conformité
- Rapports : Générez des rapports de conformité (PDF/Excel)
5 Guide Donneur d'ordre
Cette section s'applique aux comptes de type DONNEUR D'ORDRE ou MIXTE
Si vous ne voyez pas ces menus, vérifiez que votre compte entreprise est bien de type Donneur d'ordre.
Tableau de bord Donneur d'ordre
- Transporteurs surveillés : Liste avec leur score de conformité
- Alertes : Transporteurs à risque ou en non-conformité
- Statistiques : Répartition par niveau de conformité
Transporteurs surveillés
Inviter un transporteur
- Cliquez sur « Inviter un transporteur »
- Entrez l'adresse courriel du transporteur
- Le transporteur reçoit une invitation à partager ses données
Surveiller la conformité
Une fois l'invitation acceptée, vous pouvez :
- Voir le score de conformité global du transporteur
- Consulter les documents qu'il partage
- Recevoir des alertes si sa conformité diminue
- Générer des rapports d'audit
6 Paramètres du compte
Ces fonctionnalités sont accessibles via le menu utilisateur (coin supérieur droit).
Sécurité
Authentification à deux facteurs (MFA)
- Activez l'option MFA
- Scannez le code QR avec une application (Google Authenticator, Authy)
- Entrez le code de vérification
- Conservez vos codes de récupération
Recommandé
L'authentification à deux facteurs protège votre compte même si votre mot de passe est compromis.
Équipe (Admin uniquement)
- Inviter de nouveaux membres
- Modifier les rôles
- Suspendre ou supprimer des membres
Abonnement et Factures (Admin uniquement)
- Voir le plan actuel et son utilisation
- Changer de plan (mise à niveau ou rétrogradation)
- Consulter et télécharger vos factures
7 Questions fréquentes
Pourquoi je ne vois pas le menu Véhicules ?
Le menu Véhicules n'apparaît que pour les comptes de type Transporteur ou Mixte. Si votre compte est de type Donneur d'ordre, ce menu n'est pas disponible car vous n'avez pas de flotte à gérer.
Comment changer le type de mon compte entreprise ?
Le type de compte ne peut pas être modifié directement par l'utilisateur. Contactez le support pour demander une modification.
Quelle est la différence entre Admin et Contributeur ?
L'Admin a accès à toutes les fonctionnalités incluant la gestion de l'équipe, la facturation et les paramètres. Le Contributeur peut uniquement gérer les entités et documents, sans accès aux fonctions administratives.
Mes documents sont-ils visibles par d'autres entreprises ?
Non, sauf si vous êtes Transporteur et acceptez de partager vos données avec un Donneur d'ordre. Vous contrôlez quels documents sont partagés et pouvez révoquer l'accès à tout moment.
Comment contacter le support ?
Envoyez un courriel à support@portailconformite.ca.
8 Glossaire
| Terme | Définition |
|---|---|
| CTQ | Commission des transports du Québec |
| CNESST | Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail |
| Donneur d'ordre | Entreprise qui confie des mandats de transport à des transporteurs |
| MFA | Authentification multifacteur |
| NEQ | Numéro d'entreprise du Québec |
| NIV | Numéro d'identification du véhicule (VIN en anglais) |
| SAAQ | Société de l'assurance automobile du Québec |
| Transporteur | Entreprise effectuant le transport de marchandises |